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一、新建套帳時(shí)的注意事項(xiàng)
拿到一套軟件之后，不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應(yīng)該對軟件的使用細(xì)則有一套清晰的了解，應(yīng)了解該財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)作流程。然后，按下列程序進(jìn)行套帳的初始化操作。
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1、在用友財(cái)務(wù)軟件中，首先應(yīng)該以管理員的身份新建套帳，建帳之后不應(yīng)先去初始化期初余額，更重要的工作是進(jìn)行財(cái)務(wù)分工!不要對我說你單位就你一個(gè)會計(jì)，即便如此，你也得進(jìn)行財(cái)務(wù)分工，身兼數(shù)職：所有的財(cái)務(wù)軟件都將憑證的錄入與審核計(jì)帳相分離，以便交叉監(jiān)督。最常見的財(cái)務(wù)分工方式是分成四人：系統(tǒng)管理員、制單員、審核員、記帳員。在以后的使用中，應(yīng)該按帳務(wù)核算的分工以不同的身份登錄財(cái)務(wù)軟件。
2、進(jìn)行科目設(shè)置。在財(cái)務(wù)分工之后，接著應(yīng)查看由系統(tǒng)提供的會計(jì)科目是否能夠滿足你單位的核算需要，如果不夠(準(zhǔn)確地說，肯定不夠!)，還應(yīng)該添加相關(guān)的科目。比如，在核算增值稅的過程中，很明顯地需要“應(yīng)交增值稅”二級科目甚至三級科目，但你在系統(tǒng)提供的會計(jì)科目中不能找到，此時(shí)應(yīng)進(jìn)入“會計(jì)科目”模塊，進(jìn)行科目的添加工作，在添加的過程中，應(yīng)該注意對科目編碼的設(shè)置。如果是二級科目，該科目的前三位編碼一定要設(shè)成對應(yīng)的一級科目的代碼。應(yīng)該知道的是，用友財(cái)務(wù)軟件對科目的管理是以科目編碼為依據(jù)的，如果科目編碼設(shè)置錯(cuò)誤的話，后患無窮!而且，科目只要設(shè)定好了，以后核算中想將之刪掉都不行!
3、進(jìn)行期初余額的設(shè)定。如果你新建套帳的啟用日期是在年份中間，在錄入期初余額時(shí)，不能在“年初余額”欄目中輸入，這樣做是徒勞的。我就曾因?yàn)樵搯栴}一直懷疑是否是有軟件故障。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進(jìn)行期初余額錄入時(shí)，一定要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因?yàn)?，這些期初數(shù)據(jù)一旦發(fā)生作用時(shí)，你是無論如何也不可能去修改的!
二、日常核算過程中的注意事項(xiàng)
用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行日常的會計(jì)核算，有時(shí)會遇到自找麻煩的事，手工處理中很簡單的事情，在計(jì)算機(jī)上你卻束手無策!常見的問題如下：
1、不能進(jìn)行憑證錄入：剛使用用友軟件時(shí)，你首先會進(jìn)入“憑證處理模塊”，進(jìn)行憑證的錄入，但往往你都不會成功。原因何在?因?yàn)槟阄磳{證進(jìn)行“憑證類別”(也就是常見的“收字、轉(zhuǎn)字、付字”)設(shè)定，解決方法很簡單，進(jìn)入“憑證類別”進(jìn)行設(shè)定即可。
2、錄入的憑證無法登帳。當(dāng)你辛辛苦苦地錄完憑證之后，在進(jìn)行記帳操作時(shí)，你很可能會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)可供記帳的憑證是空白的，為什么?這里，就不得不提到核算的過程了。在用友的財(cái)務(wù)軟件中，基本的核算過程是：憑證錄入->憑證審核->憑證錄帳，這個(gè)基本程序是不可不知的。另外，根據(jù)交叉監(jiān)督的原則，在憑證錄入時(shí)你是不可能同時(shí)進(jìn)行憑證審核、記帳的，你(或者其他人)必須以不同的身份再次重新登錄，才能夠進(jìn)行審核、記帳操作。
3、以記帳的憑證無法修改。在你將所有的憑證都記帳之后，你發(fā)現(xiàn)之前你的會計(jì)憑證錄入有誤，怎樣去修改?這個(gè)過程有些復(fù)雜。首先以“審核員”或者“記帳員”的身份重新登錄，然后進(jìn)入“套帳管理”模塊，選擇“恢復(fù)記帳前狀態(tài)”菜單，這時(shí)，你可以在“恢復(fù)最近一次記帳前狀態(tài)”和“恢復(fù)到月初時(shí)狀態(tài)”之間進(jìn)行選擇。之后進(jìn)入“憑證處理”模塊，取消對出錯(cuò)憑證的審核，然后再以“制單員”的身份重新登錄，進(jìn)行修改操作。
